Như các bạn đã biết đã biết các doanh nghiệp cần có một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc. Người này được gọi là Thư Ký văn phòng Sau đây chúng tôi xin đưa tới các bạn một số kỹ năng cần thiết mà người thư ký văn phòng phải có khi đi tuyển dụng. 1.Thư ký văn phòng cần phải có kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn Hiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại. 2.Kỹ năng giao tiếp Một thư ký cần phải am hiểu sâu rộng biết thích ứng với mọi hoàn cảnh, quyết các vấn đề khi sếp đi công tác hoặc vắng mặt, thư ký văn phòng còn thể hiện cho cả công ty, phải ăn nói khéo léo, trang phục lịch sự và đòi hỏi sự nhạy bén khi giao tiếp với các phòng ban hoặc gặp gỡ khách hàng, Bạn nên có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục 3. Kỹ năng vi tính, tin học Người thư ký văn phòng nên trang bị cho mình một kỹ năng máy tính văn phòng không nhất thiết phải quá giỏi nhưng ít ra bạn cũng cần thao tác nhanh nhẹn và biết căn bản như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản 4. Kỹ năng sắp xếp lịch trình công việc Thư ký luôn là người bận rộn nhất công ty vì là một cánh tay đắt lực của sếp, họ phải thực hiện kế hoạch lên lịch thời gian một cách chi tiết để giảm đi một phần cho giám đốc và sếp có thể làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn. phải có khả năng phân tích và thay đổi một cách linh hoạt nếu như có biến động, phải có một trí nhớ tốt và có khả năng quản lý thời gian 5. Am hiểu nhiều mảng kiến thức và xử lí công việc Là một cánh tay đắc lực của sếp thì đương nhiên bạn phải cần có khả năng phân tích vấn đề, xác định mấu chốt vấn đề và khả năng đưa ra quyết định giải quyết công việc nhanh chóng và phù hợp. Người trợ lý, thư ký giỏi cần có khả năng hỗ trợ sếp khi giải quyết các công việc. Ngày nay để có thể làm một thư ký giỏi bạn không chỉ cần kỹ năng công việc còn cần kỹ năng mềm và môi trường thay đổi linh hoạt bạn phải đáp ứng được tất cả 6. Kỹ năng quản lý Bạn phải biết quản lý thời gian và công việc một cách hợp lý . Có khả năng quyết định và xử lý một cách nhanh chóng và chính xác , biết tổ chức và phối hợp công tác quản lý 7. Trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc Thư ký doanh nghiệp là người luôn phải tiếp xúc với các tài liệu giấy tờ, công văn, thông tin mang tính bảo mật, vì thế bạn cần tỏ rõ sự trung thực, kín đáo để ngày càng được sếp tin cậy hơn. Trước khi được trình lên sếp thì bạn nên xem qua sơ lược một lần cẩn trọng và tỉ mỉ các giấy tờ, công văn, hợp đồng để tránh những sai sót
